Étude de cas
La Lyre de Lavaur range ses instruments pour de bon.
Comment une harmonie associative a remplacé le tableur et les conventions papier par une seule application.
Le contexte
La Lyre de Lavaur prête chaque année ses flûtes, clarinettes, cuivres et percussions à ses élèves et musiciens. Un parc qui vit toute l'année : prêts en début de saison, retours, passages chez le luthier, cotisations à encaisser. Autant de mouvements à suivre — jusqu'ici, à la main.
Avant / Après
Avant
- Un tableur Excel partagé, vite dépassé et jamais à jour.
- Des conventions de prêt papier, à ressaisir et parfois égarées.
- Le suivi des cotisations éparpillé.
- La question récurrente : « qui a le violon n°12 ? ».
Après, avec InstruPark
- Un inventaire unique, à jour, consultable de partout.
- Une convention signée sur l'écran, PDF généré automatiquement.
- Les deux cotisations suivies à l'euro près.
- Chaque instrument localisé : rangé, prêté ou en révision.
Ce qu'ils ont mis en place
Tout le parc saisi, avec état, valeur et photos.
Collées sur les housses : un scan ouvre la fiche.
Convention numérique + suivi des échéances.
Adhésion et participation au prêt suivies.
Les emprunteurs remplissent leur demande en ligne.
Passages luthier et réparations historisés.
Les résultats
pour enregistrer un prêt, signature de la convention comprise.
des conventions signées et archivées, sans papier.
instrument « perdu de vue » : chacun est localisé en temps réel.
« Avant, je passais mes soirées de rentrée dans un tableur et des papiers. Aujourd'hui, un prêt se fait en deux minutes, l'emprunteur signe sur l'écran, et je sais toujours où est chaque instrument. »
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